Табель образец бланк. Табель учета рабочего времени – заполнение образца. Общие правила ведения

Табель учета определен постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 (табель учета является обязательным для заполнения, но законом не предусмотрены жесткие рамки по форме документа). Устанавливается специализированная форма, которая заполняется кадровыми службами или же бухгалтерией. Данный документ необходим для того, чтобы четко контролировать и учитывать время, отработанное наемными работниками. Для бухгалтеров данная форма становится основой контроля правомерности всех видов начислений. Работникам кадрового отдела данный табель позволяет отслеживать явку сотрудников на закрепленные рабочие места по ранее установленному расписанию, которое включает в себя рабочие и выходные дни. Также табель помогает осуществлять наложение взысканий в случае, если тот или иной работник систематически нарушает данное расписание.

Табель позволяет контролировать опоздания, явки и неявки работников, то есть, является основой контроля соблюдения рабочего графика. При помощи табеля формируется возможность получить официальные сведения по вопросу отработанного времени каждого сотрудника. Соответственно, данный документ имеет немаловажное составление для специальной статистической отчетности и формирования оплаты труда.

Фактически, табель представляет собой проработанную форму документа, которая представлена в виде таблицы. В таблицу вносятся данные о сотрудниках, а также все данные, которые касаются его рабочего времени, явки и неявки, указываются причины неявки, и после, выводится общее количество тех дней, а также часов, которые были отработаны сотрудником в течение четко определенного периода времени. При заполнении документа используются кодовые обозначения оснований отсутствия на работе конкретных сотрудников. Законодатель определяет возможность разработки собственной формы данного документа, на основании которого должен осуществляться учет отработанного времени.

Форма табеля Т-13 не является обязательной, так как в 2013 году были внесены определенные коррективы в законодательные акты, которые определили, что работодатель может отказаться от использования данного документа. Но, в ч. 4 ст. 91 ТК РФ указывается, что все работодатели несут на себе обязательства составлять документ с учетом рабочего времени всех сотрудников. То есть, существует возможность создания собственного документа, заполнение которого будет удобно именно для сотрудников вашего предприятия. Традиционно на предприятиях используется форма Т-13.

Кто ведет Т-13 в организации?

В законодательстве не устанавливается, кто именно должен осуществлять ведение табеля рабочего времени. Но, правила ведения первичной документации определяют следующее:

Табель должен вестись обязательно, и ведение осуществляет уполномоченное лицо;
Руководитель отдельного подразделения обязан осуществить подписание документа, также он подписывается специалистом кадрового отдела;
На основании табеля формируется начисление оплаты труда, соответственно, документ направляется в отдел бухгалтерии.

Уполномоченное лицо, которое осуществляет заполнение и ведение табеля назначается руководством, с описанием в трудовом соглашении всех обязательств по данному направлению. Также создается документ (приказ), в котором значится должность сотрудника, и его индивидуальные данные. На больших предприятиях в каждом отделе выбирается работник, который осуществляет процесс ведения учета реально отработанного времени всеми сотрудниками организации. На протяжении месяца работник заполняет бланк, после чего, предоставляет его начальнику отдела на изучение и подпись. Начальник в свою очередь передает документ кадровому сотруднику. Происходит сверка данных, заполняются другие необходимые документы, а табель передается в бухгалтерию, что позволяет правильно начислить оплату труда. В маленьких организациях, как правило, заполнение табеля осуществляется сотрудником кадрового отдела.

Порядок ведения формы Т-13

Каждый работодатель может самостоятельно курировать и контролировать порядок ведения документа. Лучше всего проработать руководство или же инструкцию, которая предоставит работнику четкие указания по всем вопросам составления документации первичного типа. А также станет основой выбора четко определенной формы учета реально отработанного времени (законом определены две основные формы документа - Т-12 и Т-13, также законодатель позволяет работодателю разработать собственную форму документа) и пр. В инструкции или же руководстве по составлению формы учета времени, которое фактически отработал сотрудник, лучше всего укать такие основные моменты:

Если предприятие крупное, то указать, что табель составляется по подразделениям. То есть, в каждом подразделении назначается отдельный сотрудник, который будет вести учет времени, отработанного работниками отдела;
Прорабатывается описание структуры выбора ответственного сотрудника, который будет осуществлять процесс ведения учета явки всех работников организации;
Составить описание всех дополнительных кодов, которые могут быть использованы для определения невыхода или же выхода сотрудника на трудовую деятельность (чаще всего, коды указывают на причину невыхода);
Определить полный порядок заполнения формы учета: указать, как отражаются факты присутствия/отсутствия, опоздания, причин невыхода и пр.;
Определить порядок, который поможет отражать данные выхода/невыхода в нестандартных ситуациях.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

Формируются различные варианты оформления формы по учету реально отработанного времени. Это может быть отражение всех данных за каждый день, причем, обязательно указываются данные, которые касаются присутствия или же отсутствия сотрудников. Есть также второй вариант заполнения документа, который предполагает указание исключительно отклонений от нормы. То есть, фактически, формируется описание неявок и опозданий.

Определяется два варианта кодов, посредством которых отражается информация в табеле. Напомним, что табель представляет собой специализированную таблицу, в которой просто невозможно указывать все данные в письменном варианте. Поэтому, существуют общепринятые коды, использование которых позволяет быстро и просто осуществлять заполнение табеля.

Явка работника на рабочее место в четко определенный день будет отражаться буквой «Я», или же цифровым кодом 01;
Стандартный вариант отпуска, который определен графиком организации, и считается ежегодным оплачиваемым, отмечается в табеле «ОТ», или же цифровым значением - 09;
Если речь идет об отпуске, который предоставляется женщинам в процессе беременности и родов, то используется буквенное обозначение «Р», или же цифровое - 14;
Если работник получает отпуск, который связан с уходом за малолетним ребенком, то указывается «ОЖ» или же 15;
Отпуск, без предоставления оплаты, то есть, за собственный счет, отмечается «ДО» или же 16;
Если работника отправляют в командировку, то указывается буква «К», а в цифровом значении отмечается, как 06;
Если формируется неявка на работу, с учетом того, что обстоятельства данного события пока не известны, указывается «НН», в цифровом значении 30;
Больничный в документе отражается как «Б» или 19.

В документе обязательно отражаются данные о работодателе. В заголовочной части нужно будет внести наименование организации, сведения о коде ОКПО. Кроме того, указывается наименование подразделения, если речь идет о табеле, который заполняется на четко определенный отдел предприятия. Указывается информация в виде даты и номера документа, то есть, на основании данной информации можно определить точный период составления документа.

Далее следует информация по работнику. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер. Данный номер впоследствии используется для составления всех других внутренних документов на предприятии. Обязательно указывается информация о должности, индивидуальные данные работника (ФИО). На определенных предприятиях в данной графе также указывается информация о том, на основании чего работник был принят на предприятие, то есть, указываются данные приказа приема на должность.

В табеле указываются все данные о времени работы всех сотрудников (на каждого в отдельности). То есть, в графе на каждого сотрудника формируется ежедневное описание всех данных о явке, неявке, отпуске, выходном и пр. Все данные указываются в буквенном или же цифирном значении.

В документе также отражается итоговое количество отработанных на предприятии дней и часов, с учетом всех данных о рабочем времени, которые были указаны в табеле. Во второй и четвертой строке, которые расположены под строками с указанием присутствия на работе, определяется необходимость указания фактически отработанного времени в часах. Данные строки могут отсутствовать в документе, соответственно, их заполнение не считается обязательным.

В документе есть графа, в которую можно внести все данные о неявках. То есть, фактически, именно тут отражается информация, которая касается причин, которые стали основой отсутствия работника на своем месте в тот или же иной день. В документ вносится указание часов, которые работник отсутствовал на предприятии. Также указывается, какое количество дней работник отсутствовал по той или же иной причине (например, работник в течение десяти дней не работал, 4 дня в связи с рабочей командировкой, и 6 дней в связи с отпуском за собственный счет).

После составления формы Т-13 ответственным сотрудником, обязательно осуществляется процесс подписания документа, что фактически делает его юридически значимым, и после делает его своеобразным основанием для начисления средств, в виде оплаты труда. Документ подписывается ответственным лицом, руководителем подразделения, а также сотрудником кадровой службы.

В табеле контроля времени работы непременно указывается отпуск. В данном случае, определяется, какой именно вид отпуска предоставлен, и указываются даты, когда человек находится в данном отпуске. Существуют различные буквенные обозначения, которые вносятся в документ. Стандартный вариант - очередной отпуск, отмечается «ОТ», если же речь идет о дополнительном отпуске, который будет оплачен работодателем, то проставляется «ОД». Если отпуск не оплачивается, то указывается «ДО». Нередко, работники осуществляют параллельное заочное обучение, и на период учебы - сессии, предоставляется оплачиваемый отпуск, который в документах отражается «У». Бывают ситуации, когда работник посещает обучение, но остается выполнять свои прямые обязанности на фирме или же предприятии, в данном случае, предусмотрено использовать сокращенный рабочий день, а в табеле учета такой факт отражается в виде буквенного значения «УВ». Отпуск, который связан с родами, а также беременностью, указывается в виде значения «Р», по уходу за ребенком «ОЖ». Также отпуск в определенных случаях предоставляется без оплаты, и в данном случае, формируется буквенное значение «ОЗ».

Как отмечается отсутствие на рабочем месте?

Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.

Как в табеле отмечается простой?

Непременно нужно отметить, что существует на предприятиях такое понятие, как простой. То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются. В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя. Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».

В соответствии с ТК РФ, работники должны получать выходные. Тем не менее, в определенных случаях выходные дни не припадают на выходные сотрудника, иными словами, сотрудникам приходится работать и в выходные дни, но по повышенной ставке. Законом установлено, что сотрудник, работающий в праздничные и выходные дни, получает более высокую оплату. Если формируется невыход на работу по причине выходного, в табеле указывается «В», если выходной неполный, указывается «НВ». Также работодатель может предоставить дополнительный выходной, который будет указан в табеле «ОВ», если он будет оплачен. Если же дополнительный выходной не оплачивается, он отражается в документе буквами «НВ».

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

Бывают нестандартные ситуации, когда специалисты не знают, как правильно отметить те или же иные значения в табеле учета. Например, рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в момент ежегодного отпуска. В законодательстве установлено, что в случае, когда рабочий заболел в отпуске, то формируется больничный лист, а также осуществляется продление отпуска на четко установленный срок, который определен больничным листом при его наличии. В табеле же проставляется «Б», вместо «ОТ». Если же после отпуска работник не вышел на работу, то ставится «НН», то есть, указывается на то, что осуществлена неявка по неизвестной причине. После того, как будут предоставлены документы, которые определяют наличие уважительной причины неявки, например, предоставят больничный лист, в табеле вместо «НН» проставляется «Б».

Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?

При оформлении формы Т-13 используются именно буквенные значения. Так как указывать все словами, просто нереально. Чаще всего используются уже разработанные дополнения, в виде кодов, которые предоставлены в приложении 1 к официальному приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Впрочем, руководитель может разработать собственные значения кодов. В данном случае, составляется специальное дополнение к инструкции по оформлению табеля, в виде достаточно простой таблицы.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

2000 - начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
2012 - сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Выводы

Табель - обязательный документ, который должен заполняться на любом предприятии. Ведь именно на основании данного документа осуществляются такие процессы:

Контроль работы всех специалистов на предприятии;
Контроль своевременного посещения рабочего времени;
Контроль отработанных часов, с учетом формирования возможности правильного начисления заработной платы.

Другими словами, табель представляет собой документ, при использовании которого руководитель получает все необходимые данные об ответственности работников и исполнения ими условий трудового соглашения, а также штатного расписания. А бухгалтера на основании данного документа получают возможность правильно осуществить расчет оплаты труда, для следования всем нормам трудового законодательства.

Законодатель не устанавливает жестких требований по составлению формы надлежащего учета рабочего времени, но определяет необходимость данного учета. Есть две разработанные формы, все нюансы которых мы рассмотрели с вами выше, фактически, вам остается только изучить данную информацию, чтобы научиться составлять документ самостоятельно. Следует также отметить наличие специализированных программ, которые позволяют осуществлять процесс учета рабочего времени в упрощенном режиме, для изучения нюансов и особенностей таких программ, мы предлагаем вам просмотреть данный видеоматериал.

Хозяйствующему субъекту недостаточно одного трудового контракта, чтобы производить выплаты своим сотрудникам вознаграждения за их труд. В бух. учете существует первичный документ – табель учета рабочего времени. Его ведение предполагает постоянную фиксацию времени работы или отсутствия каждого сотрудника ответственным работником на предприятии.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Нормы законодательства устанавливают обязанность каждого субъекта, являющегося работодателем, отмечать время работы, причем это возможно осуществлять двумя способами - суммировано и непосредственная фиксация в каждый день прихода и ухода.

Данная обязанность поручается определенным работникам, например, руководителям структурных подразделений.

Или же может применяться специальная система автоматизированной фиксации с помощью карточек присутствия работников.

В последнем случае необходимо обозначить все равно должностное лицо, которое будет обрабатывать данные и проставлять коды вид отсутствия работников.

Не выходы на работу подразделяются на два вида:

По уважительной причине, с согласия работодателя.
Прогулы.

Важно! За неведение учета времени работы к администрации компании могут быть применены меры административного воздействия.

На основании данных, оформленных в виде табеля, на всем предприятии осуществляется начисление зарплаты работникам. Этот документ нужно вести даже при сдельной системе, чтобы учитывать выходы и отсутствия работников.

В функции табеля входит помимо контроля трудовой дисциплины, проверка соблюдения норм по продолжительности рабочего дня, недели, месяца и т. д., а также фиксация времени выполнения сотрудником работы сверхурочно, в дни отдыха и праздника.

Внимание! ТК РФ закрепляет два вида рабочих недель - шестидневная (36 часов) и пятидневная (40 часов).

Также трудовыми контрактами и нормативными актами фирмы возможно использование суммированного учета времени работы или установление ненормированного дня. В этом случае допускается несоответствии нормативам по продолжительности за месяц, однако, за более укрупненный период нарушать нормы не рекомендуется.

Табель является важным подтверждающим документом при проверках различного рода.

Большинство отчетов по кадровому учету и оплате труда в статистику формируются на данных табеля учета времени работы.

Порядок применения табеля

Росстат разработал и утвердил два вида стандартных бланков табеля – форма т-12 и форма т-13. Фирма может использовать их или же на их основе в соответствии с собственными нуждами разработать свои бланки.

Каждое предприятие имеет возможность выбрать для заполнения одну из них и зафиксировать это в учетной политике. Табель форма т-12 используется одновременно для учета времени и определения зарплаты за это время.

Бланк Т-13 более распространен среди компаний, так как он позволяет автоматически заполнять документ и отражает только учет времени. Для начисления оплаты труда используются расчетные или расчетно-платежные ведомости.

Отметки о явке или неявке ответственный делает каждый день. При этом используется буквенное или цифровое шифрование, а также возможно проставление длительности нахождения работника на месте работы.

Для этих целей можно использовать программы на компьютере или распечатывать шаблон и заполнять его вручную. В первом случае табель распечатывается после его полного заполнения в конце месяца.

Внимание! В табель учета рабочего времени записи можно вносить либо ежедневно о присутствии или отсутствии работников, либо по мере отклонения от установленных норм. Т.е. в последнем случае запись вносится, например, в том случае, если сотрудник отсутствует по какой либо причине. Но лучше все-таки вносить данные ежедневно.

По окончании периода закрытый табель проверяется руководителем подразделения, после чего он его визирует. Далее документ передается в отдел кадров, который его сверяет со своими данными. После проверки в кадровой службе табель отправляется в бухгалтерию для обсчета зарплаты.

Важно! Табеля следует хранить пять лет. Однако, если они отражают работу во вредных условиях, то этот период увеличивается до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Начинать вносить данные в документ необходимо с его шапки. В ней указывается полное название фирмы и ее код по справочнику ОКПО. Затем указывается для какого структурного подразделения составлен данный табель.

Важно! Если численность работников у фирмы небольшая, то можно составлять один табель учета рабочего времени на всех. При множестве сотрудников и отделов, оптимальнее в каждом подразделении составлять свой табель. Кадровая служба на основании них может затем заполнить единый документ.

Следующим шагом записывается порядковый номер бланка, его дата составления и период, учет которого произведен в нем.
Основной документ построен в виде большой таблицы.

В графу 1 вносится порядковый номер строки в документе.

Графы 2 и 3 должны содержать личные данные сотрудника, название его должности и номер по табелю.

Графа 4 необходима для отметки явки работника и количества часов. На каждый день отведено две клетки, сверху и снизу. В верхней записывается специальный код, а в нижней - соответствующее ему количество часов. Для некоторых кодов она может оставаться пустой. При этом месяц также разделен на два промежутка по 15 дней.

В графе 5 за каждую часть месяца проставляется количество дней работы - в верхней части, и часов - в нижней.

В графе 6 записываются те же данные и в такой же последовательности, но за целый месяц.

В графах 7-9 записываются сведения, которые затем применяются в расчете зарплаты. Если для всех работников табеля применяется единый код оплаты и единый корреспондирующий счет, то их можно записать в шапке таблицы. При этом в самом табеле графы 7 и 8 тогда остаются пустыми, а данные заносятся только в графу 9 .

Если же оплата и счета для работников различаются, то по каждому из них в графу 7 нужно записать код оплаты, а в графу 8 - соответствующий ему код счета бухучета. В графе 9 записывается сумма дней или часов, которые соответствуют этому коду оплаты.

В графах 10-13 обобщаются данные по не выходам на работу за месяц. Здесь указываются коды неявок, а также соответствующее ему количество часов за весь месяц.

После оформления табель подписывает ответственное лицо, указывая свои личные данные и подпись. Затем его визируют руководитель отдела, по которому сделан документ и кадровый специалист.

Основные коды необходимые для заполнения табеля

При заполнении документа нужно применять специальные обозначения в табеле. Как правило, на каждую явку или неявку работника установлен цифровой и буквенный код. Использоваться может любой из них, по желанию кадрового сотрудника. Просто так проставлять данные в табеле нельзя - на каждый шифр должен существовать подтверждающий это документ.

Коды явки сотрудников

Наиболее часто применяемые коды:

Я или 01 - выход на работу в рабочее время;
Н или 02 - выход на работу в ночное время;
РП или 03 - выход на работу по выходным или праздничным дням;
К или 06 - командировка;
ОТ или 09 - нахождение в оплачиваемом отпуске;
Р или 14 - отпуск по беременности и родам;
ДО или 16 - отпуск без выплаты зарплаты;
Б или 19 - больничный;
ПР или 24 - прогул;
НН или 30 - неявка до выяснения причин;

ТК РФ обязывает работодателей вести учет времени, отработанного сотрудниками (ст. 91 ТК РФ). Унифицированная форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» предусмотрена именно для этого (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В ней отражаются сведения о явках и неявках (по разным причинам) сотрудников на работу, а также количество фактически отработанного ими времени. Благодаря табелю работодатель может отследить соблюдение работником установленного режима рабочего времени.

Если большая часть сотрудников работает в одном режиме рабочего времени, то кадровая служба организации (или бухгалтерия) может вести единый табель для всех работников. Если же подразделения компании работают в разных режимах, то в каждом из них может вестись свой табель учета. Делает это уполномоченное лицо, а затем передает сведения в отдел кадров и/или бухгалтерию. Заработная плата работникам должна начисляться с учетом данных, указанных в табеле.

Отметим, что применение формы Т-13 коммерческими организациями не обязательно. В компании может быть разработана и своя форма, но она должна быть утверждена руководителем (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 , ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Заполнение формы Т-13

Форма Т-13 может быть заполнена двумя способами: либо в ней методом сплошной регистрации фиксируются все явки и неявки работников, либо указываются только отклонения от общеустановленного режима работы (неявки, сверхурочная работа и т.д.). Для этого используются специальные коды (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

В графе 4 табеля для каждой даты месяца отведено 2 ячейки: в верхней проставляется код, обозначающий явку или неявку сотрудника, в нижней - количество отработанного им времени в этот день. Если работник на работе отсутствовал (был в отпуске, командировке и т.д.), то нижнюю ячейку оставляют пустой.

Условные обозначения - коды - приведены на титульном листе формы N Т-12. Они бывают двух видов: буквенные и цифровые. Работодатель может использовать либо те, либо другие по своему усмотрению. К примеру, продолжительность работы в дневное время обозначается кодом «Я» или «01», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - кодом «ОТ» или «09», а служебная командировка - кодом «К» или «06».

Если кроме сведений о явке и времени работы, по мнению работодателя, в форме необходимо указывать иную информацию, то в табель могут быть добавлены дополнительные строки.

Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.

Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ .

Порядок ведения табеля рабочего времени на 2019 год

Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2019 год (бланк) можно ниже.

Форма Т-12

Форма Т-13

Правила ведения табеля учета

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

Подробнее об этом читайте в статье « » .

Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно

Программы для ведения учета

Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.

Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

В каких целях используется документ	Срок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
	50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Для фиксации и наличия сотрудников организации или предпринимателя на производстве ежедневно используется табель учета рабочего времени по форме Т-13, а в случае их отсутствия устанавливается причина, которая также отражается в документе. Используется работниками кадровой службы или бухгалтерии на основании данных о присутствии сотрудников, подаваемые руководителем. Ниже выложены формы для скачивания.

Табель учета рабочего времени один из главных документов, на основании которого формируется заработная плата сотрудников, особенно тех, у кого она начисляется за фактически отработанные часы. В документе фиксируется информация о присутствии сотрудников на производстве, командировках, отпусках, больничных, в том числе и факт неявки на рабочее место и прогулы.

По хорошему табель нужно составить и подать в бухгалтерию 2 раза в месяц, один за первую половину месяца для начисления аванса, а другой – для расчета основной части. Не все это делают, но при расчете аванса все же есть тонкости, если даже окладная часть зарплаты рассчитывается исходя из фактически отработанного времени.

Табель рабочего времени шаблон для скачивания в ексель

Заполнение формы

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

Вариант № 1 – Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
Вариант №2 – Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Таблица основных кодов для заполнения бланка табеля рабочего времени

Событие	Буквенный код	Цифровой код
Посещаемость сотрудника на производство, рабочий день	Я	01
Выходные и праздничные дни, если расписание 5/2, то это обычно суббота и воскресенье, график плавающий, то в соответствии с графиком	В	26
Ежегодный оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Отпуск, предоставляемый по случаю беременности и родам	Р	14
Отпуск, предоставляемый сотруднику по уходу за ребенком не достигшим 3-х лет	ОЖ	15
Отпуск за свой счет, без сохранения зарплаты	ДО	16
Командировка по служебным делам	К	06
Неявки, по которым обстоятельства не установлены, проставляется до выяснения	НН	30
Больничный	Б	19

Основный коды по оплате труда

2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
2012 – при выплате отпускных.
2030 – выплата больничного.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения

Особых трудностей при заполнении табеля у вас не возникнет, это весьма просто, необходимо лишь знать коды и данные сотрудника. Делается это как в примере, который заполнен по Варианту №1, Вариант №2 будет написан также, только коды явки проставляться не будут, вместо них – пустые клетки, заполнены выходные и отклонения, а еще сумма отработанного времени.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, а в столбце 2 – ФИО сотрудника и его должность.

В графе 3 вносится табельный номер.

В графе 4 вносятся данные по месяцу, используя буквенные коды по каждому работнику. Для этого в верхней клетке ставится буквенный код, а в нижней количество отработанного времени, при графике 5/2, это будет 8-ми часовой рабочий день. Расчет делается за первую половину месяца и за вторую, данные записываются в Графу 5, а итоговые – в Колонку 6.

Графы 7-9 необходимы для внесения данных, на основании которых правильно рассчитывается заработная плата.

В графе 7 вносится код оплаты, в графе 8 – счет бухгалтерского учета, на котором отражаются затраты по заработной платы, в данном случае указан 44 счет, но может быть и другие счета, в зависимости от системы разнесения затрат.

В графах 10-13 вносятся данные о неявках сотрудника.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел в период учетного ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ) , а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН) , а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б) .

Оформление праздничных дней во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.