Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
ФАЙЛЫ
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
- поздравительное письмо;
- информационное письмо;
- и т.п.
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.
Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:
- 1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
- 2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность - при необходимости - сослаться на нее;
- 3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли для того, чтобы придать им более упорядоченный вид и таким образом сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;
- 4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня) человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход; с тем чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;
- 5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.
Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.
Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.
С этой целью:
- а) запланируйте время, необходимое (и в то же время достаточное) для продуктивной работы над деловым письмом;
- б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой: в офисе, дома или где-либо еще;
- в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма: бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того, чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, "штрих", конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно);
- г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договора и т.п.;
- д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями (орфографическим, синонимов, иностранных слов и т.п.) или энциклопедическим словарем, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например, юридической.
- а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
- б) определяется тип делового письма (в данном случае это - письмо-запрос);
- в) определяется общая структура делового письма (первый абзац - обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, второй абзац - изложить суть запроса, третий абзац - обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, четвертый абзац - поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т.п.);
- г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования "каркаса" содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
- д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
- е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.
После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
- а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
- б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
- в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.
После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
- а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
- б) откорректировать проект, т.е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации и т.п.;
- в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую компьютерного файла.
Уточненный черновик:
- а) перечитывается;
- б) повторно редактируется и корректируется;
- в) оформляется в исправленном варианте.
С этой целью к тексту делового письма "подключаются" заранее продуманные:
- - приветствие (иногда в сочетании с обращением);
- - заключительная формула вежливости;
- - подпись.
Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.
Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:
- а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
- б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
- в) оформление приложений (если таковые имеются);
- г) подписание письма;
- д) конвертование письма и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);
- е) отправку по указанному на конверте адресу. Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем :
- а) пример письма-просьбы
Генеральному менеджеру открытого акционерного общества "ААА"
И. О. Фамилия
Уважаемый господин..!
Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего Предприятия и, в частности,... (указать конкретно).
В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т.п.) интересующей нас продукции.
Желаемый срок получения каталогов -... (указать конкретно). С уважением.
Заместитель генерального директора по маркетингу
И. О. Фамилия
б) пример письма-сообщения
Исполнительному директору
ЗАО"ВВВ>> И. О. Фамилия
Многоуважаемая Имя Отчество! Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в... (указать конкретно) с целью увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала -... (указать конкретно). Штатная численность персонала -... (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.
С почтением,
Коммерческий директор ОАО "ГГГ" И. О. Фамилия
в) пример письма-запроса
Ректору Государственного образовательного учреждения...
И. О. Фамилия
Директору ФГУП "ДДД" И. О. Фамилия
Уважаемый Имя Фамилия!
Направляю Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия... (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие... (указать конкретно). Сведения о работе... на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:
Указанные сведения необходимы для выдачи... дубликата трудовой книжки.
С уважением, Директор МГУП "НЕЕ" И. О. Фамилия
Заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия
г) пример письма-заявления (о намерениях)
Многоуважаемый Имя Отчество!
Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам... (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.
Желаю Вам и преподавательскому коллективу... творческих успехов и благополучия.
С почтением,
Заведующий научно-исследовательским институтом... И. О. Фамилия
д) пример письма-заказа
Начальнику отдела сбыта ЗАО "ЖЖЖ" И. О. Фамилия
Уважаемая госпожа..!
Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у ЗАО "ЖЖЖ"... (указать наименование продукции) в количестве... (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие... (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).
Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками. Отправку заказа прошу произвести... (указать количество) равными партиями - к......
и... (указать даты).
С уважением. Директор торгового дома И. О. Фамилия
е) пример письма-поздравления (вариант 1)
Имя. Отчество. Фамилия (в дательном падеже)
Уважаемый (Имя. Отчество)!
Позвольте от имени... (указать конкретно) и от себя лично поздравить Васе Днем рождения! Вот уже... (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность - это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания.
В этой радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!
С уважением.
Инициалы (Имя) Фамилия
ж) пример письма-поздравления (вариант 2)
Членам правления АКБ "Банк "Эльдорадо""
Уважаемые господа!
Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта но финансированию... (указать конкретно).
Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что но предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно... (указать конкретно).
Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.
С совершенным почтением,
- (И. О. Фамилия), главный управляющий
- з) пример письма-приглашения
Уважаемые господа!
Региональный выставочный центр "Новый Эрмитаж" имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке... (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в... (указать конкретно) с... по... (указать конкретно).
Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:
Ежегодные выставки-ярмарки... являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в... регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более... экспонентов.
Таким образом, у участников выставки-ярмарки... имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области.., так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.
В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки... приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.
За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:....
Адрес интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки -....
Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у... (указать конкретно) по электронной почте...
Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки....
С уважением,
Председатель оргкомитета... И. О. Фамилия Секретарь оргкомитета... И. О. Фамилия
и) пример письма-извинения
Генеральному директору ЗАО "ККК" И. О. Фамилия
... (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от... № .... Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным, по обстоятельствам, независящим от деятельности нашего предприятия.
Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.
Искренне желаем Вам благополучия и процветания.
Остаюсь искренне Ваш. Директор-распорядитель ЗАО "ЛЛЛ" И. О. Фамилия
к) пример письма с выражением сочувствия
Исполнительному директору ЗАО"ИНН" И. О. Фамилия
Глубокоуважаемый Имя Отчество!
Позвольте выразить сочувствие в с связи с постигнувшим Ваше предприятие несчастьем - производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб.
Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.
Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В этой связи мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.
Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.
С глубоким сочувствием и неизменным уважением, И. О. Фамилия
(При необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности.) ч) пример имиджевого письма
Главному редактору ЗАО "Телеканал" И. О. Фамилия
Дорогой Имя!
Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение.
Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно.., достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.
Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о.., кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.
Надеюсь, у Вас все хорошо?
Остаюсь искренне Ваш, Имя Фамилия, продюсер
м) пример письма с выражением благодарности
Генеральному директору ЗАО "ППП" И. О. Фамилия
Глубокоуважаемая Имя Отчество!
Выражаю Вам от имени трудового коллектива ОАО "РРР" сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего Предприятия поздравлениями по случаю... (указать конкретно).
Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими Предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.
С неизменным почтением, Генеральный директор ОАО "РРР" И. О. Фамилия
Руководителю кадровой службы ЗАО "ССО И. О. Фамилия
Уважаемый господин..! Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.
Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин II. С. Фэмили прояви.! исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.
Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки...
С чрезвычайным почтением, И. О. Фамилия,
вице-президент по персоналу компании
о) пример письма негативного содержания (вариант 1)
Наименование должности сотрудника И. О. Фамилия
Уважаемый господин..! С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с... (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее... (указать, сколько) дисциплинарных взыскания, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.
Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем отой работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.
Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить... в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.
Желаем Вам всего наилучшего.
От имени генерального директора компании "ТТТ>>, И. О. Фамилия, менеджер
п) пример письма негативного содержания (вариант 2)
И. О. Фамилия
Уважаемая госножа..! Конкурс на замещение вакантной должности менеджера по продажам.
Благодарю Вас за интерес к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (СУ).
Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на укачанные должности.
Я искренне огорчена тем, что мне приходится писать Вам об этом. Пользуясь случаем, выражаю надежду на то, что Вата следующая попытка будет более успешной.
С уважением,
От имени генерального менеджера но персоналу компании
И. О. Фамилия, референт офиса р) пример письма с выражением отказа
Главному менеджеру по поставкам ОАО"ФФФ> И. О. Фамилия
Уважаемый господин..! Настоящим письмом мы с глубоким огорчением вынуждены сообщить Вам о своем отказе перечислить Вашей организации доплату за произведенные... (указать, когда именно) поставки... (указать конкретно). Наше решение продиктовано следующими обстоятельствами:
- 1. Ваша организация не уведомила нас о... (указать конкретно), что противоречит.... (указать конкретно) соглашения о поставках и порядке взаимных расчетов на текущий год.
- 2. Ваша организация произвела поставку... (указать конкретно) с опозданием против оговоренных в соглашении сроков. Это также является нарушением действующего соглашения (подп.... п.... (указать конкретно)).
Вы также не потрудились предоставить нам на этот счет какие-либо объяснения.
Следствием указанных нарушений Вашей стороной договорных обязательств стали прямые и косвенные издержки, понесенные нашим предприятием в связи с... (указать конкретно).
В связи с изложенным мы считаем абсолютно неправомерным ваше требование о... (указать конкретно). Со своей стороны, мы должны предупредить, что в случае повторной ненадлежащей поставки комплектующих мы, видимо, должны будем позаботиться о поиске более благонадежного делового партнера.
Надеемся, что наши доводы окажутся убедительными. Ваше следующее обращение с требованием о доплате вынудит нас передать рассмотрение этого дела в арбитражный суд.
С уважением,
СТ. менеджер по работе с поставщиками
И. О. Фамилия
Юрисконсульт
И. О. Фамилия с) пример развернутого письма-резюме
К сведению руководства компании "ЧЧЧ" при рассмотрении соискателей на вакансию:
МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРСОНАЛУ
Соискатель: Имя Отчество Фамилия, возраст... года (лет), образование... (указать конкретно), опыт работы по специальности -... лет (года). Контактная информация: телефоны:... (раб.), (дом.).:
Уважаемые господа!
В... г. окончил... по специальности "Менеджмент". С... по... гг. работал на... в должности... В период с... но... год постоянной работы не имел - работал на временной основе в...
С... по настоящее время работаю менеджером по персоналу компании... В мои должностные обязанности входит:
- а)...;
- б)...
По отзывам коллег, располагаю достаточными для выполнения обязанностей менеджера по персоналу знаниями законодательства РФ и соответствующими практическими навыками.
Облачаю высокой работоспособностью, широким кругозором. Имею хорошие навыки работы с компьютерными программами
По характеру спокоен, приветлив. Увлекаюсь... (указать конкретно). Рекомендации с прежних мест работы прилагаю.
С уважением, И. О. Фамилия
Образец инициативного коммерческого письма
Информационные - создаются для того, чтобы донести некую информацию. 2. Рекламные - создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.
2. Письма-ответы. По признаку адресата 1. Обычные - как правило, направленные только одному получателю. 2. Циркулярные - те, которые один адресант направляет нескольким получателям.
Инфо
По форме отправления 1. Электронные письма - применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. 2. Традиционные почтовые отправления - документы, имеющие юридическую силу.
Примеры: оферта, договор, рекламация. По композиции 1.
Письмо
Внимание
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.
Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
- Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.
Оформляем письма по госту
Письмо Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем:
- инструктивные;
- сопроводительные;
- информационные;
- гарантийные;
- рекламные;
- претензионные;
- арбитражные;
- письма-подтверждения;
- письма-напоминания;
- письма-извещения;
- письма-просьбы.
В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Служебное письмо (образец)
Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой. Справка При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:
- степень знакомства и характер отношений с адресатом;
- общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
- ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
- этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
Оформление письма, образец: Оформление писем по ГОСТу Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста.
Виды деловой переписки — файл n1.docx
Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Инициативные письма пример
Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров. 2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя. 4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц. 5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости). 5.3. Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы. 5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.
По ϲʙᴏему объему текст письматрадиционно не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем ϲʙᴏдитсятрадиционно к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, кᴏᴛᴏᴩых крайне важно придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Отметим, что текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писемтрадиционно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Инициативные письма примеры
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
- Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
- Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
- В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
- В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
- Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
- Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка. Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Деловое письмо отражает имидж компании.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».
Например:
Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».
Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.
В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например:
Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.
Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.
ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО
Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.
Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.
Например:
Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.
О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.
Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.
Система госфинансирования со стороны выглядит дремучим лесом, в котором легко заблудиться, а ещё проще - сломать себе что-нибудь. Однако периодически из этого «леса» выходят люди, нагруженные государственными деньгами. Значит, это вполне посильная задача. И ученые, то есть, по определению умные люди, вполне способны ее решить. Только надо знать, что и когда делать.
Для начала не стоит ждать, пока министерство образования и науки начнет объявлять конкурсы. Скорее всего, они пойдут по тематике, которая лежит вне ваших интересов. Или сами задания, заложенные в этих конкурсах, окажутся для Вас невыполнимыми. Поэтому такое ожидание бессмысленно. В основном, потому, что главная работа по получению государственных денег на научные разработки идет на более ранней стадии, на которой подаются предложения по формированию тематики и объемам финансирования.
Ученые много раз говорили, что чиновники не знают, что важнее для страны, какая наука в большем приоритете, какое исследование стоит развивать, а какое - нет. Самое интересное, что чиновники с этим и не спорят. И говорят, что инициативные предложения по формированию тематики как раз и решают этот вопрос. Ведь подают их сами ученые, а оценивают важность и актуальность - другие ученые. Министерство же соглашается с мнением экспертов и выделяет деньги.
Как заполнить заявку
Самое главное в заполнении инициативного предложения - помнить, что это тоже работа. Причем, работа, которой ученых никто специально не обучает. Почему – это тема для отдельного разговора. Главное, что в данной ситуации за минуту это не исправишь. Поэтому имеет смысл либо нанять человека, который умеет заполнять бумажки, либо сесть и по-настоящему разобраться самому. Подробные инструкции, хоть и написанные не самым доступным языком, есть на сайте дирекции научно-технических программ. Более того, многие организации, которые следят за правильностью исполнения контрактов (их называют организации-мониторы), выпускают свои методички по заполнению соответствующих документов. Часть из них собрана в нашей системе. И мы продолжим собирать их в одном месте. Кроме того, параллельно постараемся изложить то же самое доступным языком. Правда, простыми словами можно объяснить лишь общую картину. Начиная с какого-то момента все равно придется обращаться к дирекционным инструкциям. Потому что если какое-то поле надо заполнить так, а не иначе, то по другому уже и не скажешь.
Заполняя инициативное предложение (и в последующем сдавая отчеты), стоит помнить о нескольких важных моментах.
Во всех документах одна и та же часть работы или деталь, например, должна называться одинаково. Чиновники синонимов не понимают. И если вы в одной части назовете свою молекулу пи-комплексом, а в другой - кластером, будьте уверены - предложение не пройдет. То же самое касается портала, который назвали системой.
Если в правилах по оформлению предложения написано, что что-то должно находиться там-то и там-то, будьте уверены - больше там ничего находиться не может. Зато все, что перечислено, должно там находиться обязательно. И именно в том месте, где указано. В конце концов, вы же не льёте воду в кислоту, правильно? Поэтому не заставляйте других людей корпеть над формой вашей заявки, дайте им возможность подумать над её содержанием.
Но главное - продумайте всю предстоящую работу от начала и до конца. Если ваше предложение пройдет, и затем вы получите деньги на свою работу, то все, что не попало в условия контракта, вам придется делать «за свои». Помочь все продумать помогут и технико-экономическое обоснование, и техническое задание, и календарный план. И, самое главное, - пояснительная записка, в которой вы должны популярным языком объяснить, что вы собираетесь делать и зачем.
Инициативное предложение - не просто брошенная свысока мысль из серии «Надо в Арктике бананы синие выращивать», а очень четкий бизнес-план. Он состоит, напомним, из следующих элементов:
- Пояснительная записка
- Техническое задание
- Технико-экономическое обоснование
- Календарный план
Все вместе они создают полное впечатление о проекте, которое при новой системе финансирования (без пресловутого ФЗ-94) фактически дает огромное преимущество при последующем конкурсе автору предложения.
Из чего состоит инициативное предложение по формированию тематики
Одна из основных организаций-мониторов, долгое время сотрудничающая с министерством образования и науки и с дирекцией НТП, разъяснила, что должен содержать каждый из документов.
Пояснительная записка (ПЗ) должна содержать основные сведения об организации-инициаторе, а также подробное обоснование заявляемой темы исследований. Предусмотренные в пояснительной записке разделы должны иметь детальное обоснование и описание:
1) Почему необходимо заказывать выполнение данного проекта:
Актуальность проекта;
Описание решаемых проблем, поставленной задачи и предлагаемых подходов к её решению;
Краткая характеристика работы;
Характеристика ожидаемого народно-хозяйственного результата
2) Какой научно-технический результат должен быть получен в итоге выполнения работ по проекту:
Описание планируемых результатов;
Описание потенциальных потребителей научного результата;
3) Какие организации могут участвовать в конкурсе на выполнение данного проекта
4) Выполнение индикаторов и показателей программного мероприятия Программы в рамках данного проекта
5) Оценка сроков выполнения данного проекта в полном объёме
6) Оценка стоимости проекта и объемов финансирования:
Объем средств федерального бюджета;
Объем средств из внебюджетных источников.
Техническое задание (ТЗ) - исходный документ для проведения научно-исследовательских работ (НИР). ТЗ содержит основные технические требования, предъявляемые к результату работы, и исходные данные для разработки; в ТЗ указываются назначение результата, область его применения, стадии разработки документации, её состав, сроки исполнения и т. д., а также особые требования, обусловленные спецификой самого результата либо условиями его эксплуатации.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - анализы, расчеты, оценки экономической целесообразности осуществления предлагаемого проекта создания нового технического объекта, модернизации и реконструкции существующих объектов. Основано на сопоставительной оценке затрат и результатов, установлении эффективности использования.
ТЭО должно содержать:
1. Обоснование объема и сроков выполнения работ
2. Оценку стоимости работы и обоснование объемов финансирования, в том числе:
- Обоснование стоимости выполнения работ за счет средств федерального бюджета
- Обоснование объемов и возможности привлечения внебюджетных средств
Проект календарного плана работ по предполагаемым НИОКР с указанием этапов, содержания, сроков и стоимости планируемых работ должен стать результирующим документом, разрабатываемым и представляемым инициатором на основе обоснований, приведенных в предыдущих частях предложения. Проект календарного плана должен впоследствии стать основой для формирования конкурсной документации и составной частью государственного контракта.